【2026年最新】歓送迎会幹事の完全マニュアル！案内文テンプレート・司会進行台本・お店選びまで

歓送迎会は、通常の飲み会と異なり「主役」が存在する特別なイベントです。主役に喜んでもらい、参加者全員が気持ちよく送り迎えするための理想的な段取りは以下の通りです。

• 4週間前: 主役のスケジュールと希望（料理の好み・エリア）をヒアリング
• 3週間前: 全体の日程調整を開始・候補日の絞り込み
• 2週間前: 日程確定・お店の個室予約・花束やプレゼントの企画開始
• 1週間前: 正式な案内送付・色紙の回収・当日の進行スケジュール作成
• 2日前: 最終人数確認・リマインド連絡・主役への当日の集合案内
• 当日: 受付・会費集金・司会進行・花束贈呈・二次会誘導

歓送迎会で一番やってはいけない失敗は、「全体の都合で日程を決めたら主役が来られなかった」という事態です。何よりもまず主役の都合を最優先に確保しましょう。

全体の日程調整を始める前に、必ず主役に個別で以下の3点を確認します。

1. 1都合の良い曜日や候補日（最低でも3〜4日）
2. 2食べられないもの・アレルギー・好きなお酒や料理のジャンル
3. 3二次会の希望（サクッと1次会で帰りたいか、じっくり飲みたいか）

主役から候補日をもらったら、その日をベースにして「予定マッチさん」等の日程調整ツールで候補日を作成します。「主役優先機能」やキーパーソン設定を活用すると、主役が参加できる日だけを自動で判定できるため非常に効率的です。

参加者への案内文は、開催趣旨と主役の名前を明確にし、締め切りを短めに設定するのがコツです。

2時間飲み放題コースを想定した、標準的な歓送迎会の進行スケジュールです。

• 0:00（開宴）: 幹事による開会の挨拶・乾杯の音頭（役職上位の方へ依頼）
• 0:30（歓談）: 食事とお酒を楽しみながらテーブル歓談
• 1:15（余興・メッセージ）: 参加者からの贈る言葉・思い出エピソード
• 1:30（プレゼント贈呈）: 花束・記念品・寄せ書き色紙のお渡し
• 1:40（主役からの挨拶）: 主役より一言スピーチ
• 1:55（締め）: 手締め（一本締め）・閉会の挨拶・集合写真撮影
• 2:00（退店）: スムーズな退店と二次会会場へのご案内

幹事はタイムキーパーに徹し、終了30分前にはプレゼント贈呈と主役のスピーチに入れるよう進行をコントロールしましょう。

歓送迎会を盛り上げる演出アイテムの準備ポイントです。

• 花束: 持ち帰り用の手提げ袋を必ず用意。会場の近くの花屋で当日受け取りがおすすめ。
• 寄せ書き色紙: 事前にオンライン寄せ書きやシールタイプのカードを配り、前日までに完成させておく。
• プレゼント: 重いものやかさばるものは避け、ギフトカードやカタログギフト、上質な日用品が喜ばれます。

幹事の段取りがスムーズであればあるほど、主役もゲストもリラックスして特別な時間を楽しむことができます。

日程調整の手間を極限まで減らしたい時は、ログイン不要でスワイプ回答ができる「予定マッチさん」をぜひご活用ください。全員が笑顔になれる素敵な歓送迎会を応援しています！