1. 領収書の宛名は「会社正式名称」で必ずもらう

会社主催の歓送迎会や忘年会、プロジェクト打ち上げでは、会社経費で精算する場面が多くあります。経費精算を確実に通すための必須ルールを把握しておきましょう。

最も重要なのは宛名です。昔ながらの「上様」や「宛名空欄」の領収書は、税務調査対策として経理部から受取拒否される企業が急増しています。必ず「株式会社〇〇」のように、株式会社や合同会社を含む自社の正式商号で手書きまたは印字発行してもらいましょう。

2. 但し書きは「ご飲食代として」で通るか？

但し書きの書き方にも注意が必要です。

単に「お品代」と書かれた領収書は経費として認められません。「ご飲食代として」であれば一般的には通用しますが、社内規定によっては「部署懇親会飲食代として（参加〇名）」など、より具体的な記載を求められる場合があります。事前に社内の経理規定マニュアルを確認しておきましょう。

2023年10月のインボイス制度導入以降、会社の経費精算には「適格請求書発行事業者の登録番号（Tから始まる13桁の番号）」が記載された領収書が必須となっています。

個人経営の小さな居酒屋などではインボイス未登録の店舗もあるため、予約の段階で「領収書にインボイスの登録番号は印字されますでしょうか？」と確認しておくのが現代のビジネス幹事の鉄則です。

会社の交際費や福利厚生費で精算する場合、経理部から「参加者全員の氏名と所属が書かれたリスト」の提出を求められます。

税法上、1人あたり一定金額（飲食費の損金算入限度額）以下の飲食費として処理するためには、正確な参加人数の証明が必要だからです。幹事は日程調整ツールの参加者一覧を印刷またはPDF保存しておくと、経理精算書類にそのまま添付できて業務が非常にスムーズになります。